Mijn werkgever worstelde meer dan een jaar met het creëren van betrouwbare en efficiënte processen met behulp van de automatiseringstool van Blue Prism. Ze hadden een volle pijplijn, maar geen processen in productie, ik moest ze helpen met het automatiseren van processen. Elk proces was enorm verschillend, bestaande uit verschillende soorten applicaties die elk verschillende afdelingen bedienden.

Resultaat: Ik heb 8 processen geautomatiseerd, waardoor het bedrijf in 15 weken tijd 5 FTE heeft bespaard door mijn kennis van Blue Prism, Excel en JavaScript te combineren. Afgezien van de automatisering heb ik ook met succes een scriptie geschreven over procesprioritisering in RPA, waarin ik de financiële voordelen van een goede prioritisering uiteenzet.

Elk jaar had mijn werkgever moeite om het jaarverslag van vorig jaar bij te werken met de cijfers van het huidige jaar. Alle financiële statements en bijlagen werden handmatig in Word aangepast, waardoor fouten en onregelmatigheden werden geïntroduceerd. Het hele proces van het bijwerken en controleren van het jaarverslag kostte veel tijd.

Resultaat: In Excel werden meerlagige reken- en visualisatiebladen gebouwd. De enige vereiste input was de trial balance voor elke entiteit. Deze gegevens zijn gecategoriseerd en vervolgens gebruikt in berekeningen. Alle formules waren al aanwezig, dus het zou goed in balans zijn. Het leverde ook een historisch overzicht op met behulp van gegevens uit voorgaande jaren. De gegenereerde tabellen worden gekoppeld aan het word-bestand, dat automatisch wordt bijgewerkt. Alleen de tekst moest in Word worden bijgewerkt en het jaarverslag was klaar.

Mijn cliënt was verantwoordelijk voor het indienen van aangiften vennootschapsbelasting voor zijn cliënten. Veel van deze klanten hadden meerdere entiteiten waarvoor belastingaangiftes moesten worden ingediend, sommige hadden meer dan 100 afzonderlijke entiteiten. De gegevens voor deze entiteiten werden in één Excel-sheet weergegeven, maar moesten in afzonderlijke bladen worden gescheiden. Deze taak kostte vele uren om per klant te voltooien, waardoor de kosten voor hun klanten dramatisch toenamen.

Resultaat: Er is een VBA-macro gemaakt die de gegevens op afzonderlijke bladen verplaatst en de gegevens filterd om alleen de benodigde informatie te behouden. Dit heeft mijn cliënt vele uren aan handmatige gegevensinvoer bespaard.

Als onderdeel van het robotics process automation project wilde mijn werkgever de reconciliatie van creditcardbetalingen en online reserveringen automatiseren. Bij deze afstemming werden betalingslogboeken die door het betalingsplatform werden verstrekt, vergeleken met hun eigen betalingslogboeken. Deze taak kostte hen ongeveer 24 uur per dag in het hele bedrijf.

Resultaat: Er is een VBA-macro gemaakt die de betalingslogboeken in een paar seconden reconcilieert met de gegevens van beide systemen. De reconciliatie was altijd buitengewoon nauwkeurig en had zeer beperkte menselijke aanpassingen nodig. Als onderdeel van de geautomatiseerde procesautomatisering is ook het ophalen van betalingslogboeken en het uitvoeren van de macro geautomatiseerd.

Mijn werkgever besteedde elke maand veel tijd aan het versturen van e-mails naar werknemers met informatie over hun vakantiedagen. Elke maand kreeg de werknemer een overzicht van hoeveel dagen hij nog over had, wanneer hij zijn betaalde vrije dagen had gebruikt en kon gebruiken. Elke medewerker had een individueel Excel sheet waarop deze gegevens werden bewaard. De bladen werden omgezet naar pdf-bestanden en naar elke medewerker gestuurd, met een bericht dat per land van verblijf verschilde.

Resultaat: Er zijn verschillende VBA-macro's gemaakt die de PTO-bladen afzonderlijk of in bulk als PDF-bestanden exporteren. De macro kan ook meteen een concept-e-mail maken met de PDF als bijlage voor elke individuele werknemer, de e-mails kunnen vervolgens na controle door de HR-afdeling worden verzonden.

Om bepaalde loonjournalen in het ERP-systeem aan te maken, moest mijn werkgever een Excel-bestand met elk journaal uploaden. Deze journalen bevatten een grote hoeveelheid repetitieve gegevens en zijn handmatig gemaakt. Deze journalen vertoonden vaak inconsistenties als gevolg van menselijke fouten die werden geïntroduceerd tijdens het handmatig maken van de journalen.

Resultaat: Ik heb een formulier gemaakt waarin een minimale hoeveelheid gegevens moest worden ingevoerd en door naar gegevens te verwijzen en deze te dupliceren, genereerde het meerdere journaalboekingen. Dit heeft de tijd die nodig is en de fouten die zijn geïntroduceerd bij het maken van loonjournalen aanzienlijk verminderd.

Bij mijn werkgever werkten meerdere medewerkers op basis van een 0-urencontract. Elke medewerker moest zijn uren registreren in een Excel-sheet en zijn uren ter goedkeuring naar zijn manager sturen, die de uren vervolgens doorstuurde naar de salarisadministratie. Omdat elke medewerker zijn uren anders registreerde en niet altijd op tijd was voor de salarisadministratie, moest er een gestandaardiseerd blad worden gemaakt.

Resultaat: Ik heb een excel sheet gemaakt dat minimale input van de medewerker vereiste om zijn uren bij te houden, maar een goed overzicht bood voor hun managers en salarisadministratie. Het blad bevatte een kalenderoverzicht, een weekoverzicht en een sectie om aan te geven wanneer een werknemer beschikbaar was om te werken. Naast dit blad is een Microsoft-flow gemaakt die het blad net op tijd voor de salarisrun automatisch ter goedkeuring kon verzenden. Uiteindelijk heb ik ook een app gemaakt (voor desktop en mobiel gebruik) om gewerkte uren vast te leggen en in te dienen via Microsoft PowerApps.

In de loop der jaren ben ik veel eenvoudige herindelings- en dashboardprojecten tegengekomen. Zoals het maken van een knop om snel een bankafschrift opnieuw te formatteren, zodat het direct kan worden geüpload naar het ERP-systeem van het bedrijf. Kleine projecten zoals deze kunnen bij veelvuldig gebruik veel tijd besparen.